מקס ובר מציע אב טיפוס טהור שמציע איך הבירוקרטיה אמורה לעבוד. ההגדרה של ובר לבירוקרטיה: הבירוקרטיה היא היררכיה מובנית שבה נושאי תפקידים בשכר מגיעים להחלטות תבונתיות דרך ייחוס כללים ברורים לעובדות המצויות לפניהם.
מרכיבי הבירוקרטיה המודרנית של ובר:
א. חלוקה מוגדרת של משימות.
ב. סמכות– לא אישית אלא מעוגנת בחוקים.
ג. העובדים מגויסים לפי הכישורים שלהם.
ד. מדובר בעבודה קבועה עם מסלול קידום מוכר, עבודה במשכורת.
ה. היררכיה ממושמעת עפ"י חוקים.
הבירוקרטיה המודרנית שונה מהמנהל המסורתי שהגיוס אליו היה שרירותי. המנהל המודרני באירופה התפתח כנסיון לעשות מודרניזציה למשטר של המלך. בארה"ב, המנהל שהוקם היה נסיון לעשות רציונליזציה ולשקם מנהל מושחת.
במחצית הראשונה של המאה ה-20 המנהל התרחב משום שדרוש מנהל תקין ורחב כדי לעשות מוביליזציה של אנשים. כמו כן, גם המשבר הכלכלי הגדול של שנת 1929 השפיע על המנהל. נוצרת אבטלה אדירה, עוני ורעב. המדינה מתערבת כדי לנסות להציל את המצב, כמו מדיניות הניו-דיל של רוזוולט. זה מראה על הרחבת המדינה והכנסת מדיניות של מדינת רווחה. עד שנות ה-80 אנו רואים התרחבות של המדינה, שמאז מלחמת העולם השניה זה בעקבות כניסת מדינת הרווחה. משנות ה-80 יש מגמה הפוכה שיוצגה ע"י תאצ'ר ורייגן. הם הציגו אובדן של אמון ביכולת הממשל לתת פתרון למגוון של בעיות. כמו כן הממשלים לא יכולים לעמוד במחויבות הכלכלית שהם התחייבו אליה וזה מוביל לצמצום של התערבות המדינה.
מאפיין ראשי של הבירוקרטיה זה המעבר לאיוש דרך כישורים במקום דרך קשרים אישיים. רוב האנשים שמגויסים למשרדי הממשלה בישראל עוברים בחינות ואמורים להראות כישורים.
יש מדינות שבהן מגייסים לפי המודל של הבירוקרטיה האחידה / הכללית (unified / general bureaucracy). במודל זה מגייסים לפי מודל הדמוקרטיה האחידה. הם לא אמורים להתמקצע אלא אמורים להפגין יכולת ללמוד (לימודים קלאסיים בעיקר). האנגלים פועלים כך. הצרפתים נוהגים לפי מודל זה אך בכל נותנים אמון במנהל הציבורי. לעיתים יש מקצועות שהם מאוד מבוקשים במנה"צ. בעבר היה צורך רב במשפטנים, כיום בכלכלנים.
מודל נוסף הוא מודל של מערכת מתמחה (specialist system) שבו יש גמישות רבה והגיון שונה. מזה מנהל ציבורי נתפס כמקצוע ניהולי. אנשים מייאשים מקצועות לפי ההתמחות שלהם.
בישראל יש את שני המודלים האלו. באופן בסיסי מעדיפים את המודל הבריטי אך יותר ויותר אנו עוברים אמריקניזציה ויש נסיון לעשות הגמשה של איוש המשרות.
הבירוקרטיה היא ייצוגית (representative bureaucracy): הבירוקרטים לא מייצגים את כלל החברה, הם גברים, עם השכלה ומעמד כלכלי בינוני / גבוה, הם בעלי נטיות פוליטיות מסוימות. לאור זה שהבירוקרטיה משפיעה על המדיניות בייעוץ שלה, מציעה אמצעים ומיישמת מדיניות, הרעיון היה ליצור היענות של הבירוקרטיה לציבור. צריך שהבירוקרטיה תורכב בצורה יותר מייצגת. לא ניתן לבדוק דעות של אנשים לפני המינוי שלהם אבל הרעיון הוא ייצוג של נוכחות. לדאוג שבצמרת של הבירוקרטיה יהיו יותר נשים ויותר מיעוטים. זה נקרא העדפה מתקנת (affirmative action). בישראל זה קיים כתוצאה מפסיקות של בימ"ש עליון. בארה"ב וקנדה המדיניות הזו היתה חזקה בשנות ה-80 וה-90 אך היום יש ערעור על מדיניות זו עם עליית כוחות יותר שמרנים. מדיניות זו מחזקת את הקשר בין המדינה לבין אותם קבוצות. זה מעודד יציבות כאשר המדינה לא מזוהה עם שכבות מסוימות. יש מימוש של שלטון העם כאשר העם בכללו מאייש את הבירוקרטיה וזה יכול לשרת לצורך הגברת הלגיטימציה.
יש התנגדויות למדיניות זו והטענה היא שזה פוגע באיכות. מורידים את הדרישות כדי שאפשר יהיה לשלב אנשים מקבוצות מסוימות. טענה נוספת היא שאפליה מתקנת פוגעת במתאימים שאינם שייכים לקבוצות המופלות לטובה. טענה נוספת היא שהבירוקרטים, למרות השתייכות אלו, אינם להם הטיה אידיאולוגית אלא הטיה שנובעת מתפקידם. ההתנהגות של הבירוקרט נובעת מהתפקיד ולא מאידיאולוגיה. טענה נוספת שאם מפלים לטובה קבוצה מסוימת מראים לחברה שצריך לעזור לקבוצה זו.