בירוקרטיה – "כוח השולחן/העבודה" – בירו – מצרפתית – עבודה/שולחן ו-קרטיה – יוונית – כוח. צורה של ניהול משאבי אנוש רציונאליסטית המבוססת על פורמליזציה של כללי התנהגות והבנייה של יחסים בין אנשים, תפקידים ונוהלי עבודה.
ארגון – כולל גם את הקולקטיב, כמו כן את הפרטים שעובדים באותו ארגון, אבל המרכיב הנוסף ודומיננטי הוא מנהל שמתאם בין הפרטים לקולקטיב. מה נכנס לאותו מנהל:
- יחסי אנוש
- כללי התנהגות
- שימוש במחשבים
- שכר
מערכות היחסים האלה היו קיימות בצורות ארגון אנושיות אחרות בעבר. מה מייחד את הבירוקרטיה המודרנית? את זה הגדיר היטב וובר.
וובר הגדיר את המודל הטהור של הבירוקרטיה, זהו אבטיפוס, התופעה כפי שהיא צריכה להתנהג. אין ציפייה שנמצא במציאות מקרה אחד של בירוקרטיה שתואמת במלואה למודל הטהור. ערכו של המודל הטהור הוא כלי עזר לחשיבה – הוא מסייע לנו לחשוב על תופעה מסוימת. מה הנחות יסוד למודל הבירוקרטיה?
- חלוקת עבודה ברורה עם התמחות – זו נהייתה נחלת הכלל. למשל, כאשר מצניחים אדם לתפקיד מן החוץ, יש ציפייה חברתית שהאדם יתאים לאותו תפקיד.
- מדרג (היררכיה) – מדרג של תפקידים וסמכויות שמבוסס על הצלחה או סיכויי הצלחה לתפקיד ללא שיוך פרימורדיאלי (גזע, מוצא, שפה, דת, משפחה).
בעבר וגם כיום מוצאים שבבירוקרטיות במקומות מסוימים אנשים מקודמים בגלל שייכות. זה לא מתאים להגדרות של מקס ובר.
- שוק עבודה פנימי – שוק העבודה הוא פנימי וגדול מאוד, מגוון ומאפשר הרבה אפשרויות קידום. לדוגמא: שירות המדינה, פקידת ציבור בעלת וותק יכולה באמצעות מנגנונים מסוימים לנסות להתקבל לתפקידים בכירים במשרדים אחרים בשירות המדינה. ככל שאתה מטפס במדרג, אתה מטפס גם בסמכויות.
- הארגון הבירוקראטי פועל לפי כללי התנהגות מחייבים גם את הפקידים וגם את היחסים בין הפקידים לקהל. הכללים הופכים לקבועים ולעצמאיים ככל שנוספים אנשים.
- מופעל ע"י מערכת שליטה מבוססת כללים רציונאליים– לא תהיה שרירות לב, לא ייתכן קידום בגלל חשק. הקידום הוא על בסיס כללים רציונאליים.
- אחידות וגישה על-אישית – גישה של הפקיד אלינו צריכה להיות על-אישית ואחידה, אני אקבל את השירות כמו שכולם מקבלים, וגם כלפי הארגון פנימה.
- נאמנות הפקידים לארגון ולא למנהלים – נאמנות לארגון מקבעת את העובדים לעבודה, ונאמנות ארגונית מספקת את היציבות ואורך הימים של הארגון, מעבר למנהל כזה או אחר.
- לא מודדים תפוקות ארגון בכסף – הרפורמות במנהל הציבורי קוראות תיגר
- ארגון גדול
ארגון יכול להתחיל בצורה וולונטרית ועם הזמן יהפוך לבירוקרטי. בשלב כלשהו צמיחתו של הארגון תדרוש שינוי במבנה שלו למדרג. למשל מיסוד של סמכות כריזמטית הוא דרך להפוך לבירוקרטי. אדם שמחפש להבטיח קיומו של ארגון אחרי שהותו שם, יפנה לכללים לעיל.
הבירוקרטיה נתפסת לעיתים תכופות בו זמנית גם כבעיה עיקרית להתייעלות ושיפור (למשל המסננות בדרך לסגירת מרפסת) וגם כמושיעה יחידה במצבים קשים (ארה"ב – FIMA – הארגון שמופיע ראשון אחרי אסון טבע; בניו אורלינס הביקורת הייתה שהבירוקרטיה היא לא מספיק חזקה)
הקשר בין ניירת למחשבים
האם מחשבים מקצרים את כמות הניירת? מחשבים בד"כ לא מקצצים בניירת מכמה סיבות:
- תכנות יתר– כשעוברים לעידן המחשב הארגון ממציא עוד כל מיני דברים שצריכים לעשות בעזרת המחשב, למשל סיסמא, שם משתמש, נוהלי אבטחה, משימות של גיבויי… וכדומה. המחשבים יוצרים כמו עבודה חדשה, ספרים למשל בשביל לפתור בעיות במחשב, ספרי עזר להתקנת תוכנות או למשל דפי עזר לנוהלי אבטחה וכדומה.
- מחשבים הארגוניים כבדים, כוללים בתוכם מידע רב, אי אפשר להיפטר מכל המידע הזה. המחשב לא מאפשר הרס יצירתי, הכול מגובה 12 פעמים. הארגון חייב בכל עת לזכור את כל מה שקרה. והארגון ממציא פתרון והפתרונות הם כבדים. המחשוב יתר הופך את המחשבים הארגוניים לחרות את החוקים באבן, הופכים למסורבלים. אנחנו מבחינים בעומס הכבד, ברגע שהם מתקלקלים.
- המחשבים מצמיחים מעין מעמד חדש– אינפוקרטי, מעמד ביניים של לא בדיוק אנשי ציבור ולא בדיוק אנשי מחשב. הם לא בדיוק תוכנתנים ופקידי ציבור אבל כולם תלויים בהם ואי אפשר בלעדיהם. הידע שלהם הוא היברידי שכולל גם ידע מחשבי טהור וגם ידע ארגוני טהור.